Fuente: A24 – Solo el 36% de las empresas en Latinoamérica tiene procesos estandarizados. Cuáles son los requerimientos y cómo descubrirlos.
Según información de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), el 58% de las empresas en países desarrollados tienen procesos estandarizados, mientras que en Latinoamérica solo el 36%.
Es muy importante porque 9 de cada 10 empresas en la región son PyMES y generan el 60% del empleo en la región.
Existen grandes oportunidades de las empresas Latinoamericanas de crecer, de desarrollarse y de competir mejor globalmente.
La optimización de los procesos comerciales, administrativos y operativos es el primer paso para lograrlo.
La madurez de los procesos de una empresa se relaciona en forma directa con la experiencia de sus clientes y su escala de crecimiento.
A qué nos referimos con procesos
Cuando hablamos de procesos nos referimos a una secuencia de acciones que se realizan para lograr un objetivo.
Algunos ejemplos:
*Proceso de Venta: acciones proactivas sobre los prospectos para convertirlos en clientes.
*Proceso de Pago a Proveedores: acciones para registrar y controlar las facturas de los proveedores para luego pagarles.
*Proceso de Producción: acciones sobre piezas para ensamblarlas, ajustarlas, pintarlas y generar un producto terminado.
*Proceso de Cobranzas: acciones sobre las facturas pendientes de pago para reducir la morosidad.
*Proceso de Logística: acciones sobre la planificación y preparación de los pedidos para entregarlos a los clientes en tiempo y forma.
¿Qué pasa cuando los procesos no están estandarizados?
*Responsabilidades confusas: algunas tareas no se hacen, o se hacen aleatoriamente, porque nadie las asume como propias.
*Métodos inconsistentes: varias personas ejecutan el proceso de formas diferentes, generando incoherencias, las que derivan en confusión.
*Controles innecesarios: desconfianza en el proceso que genera mayores costos y lentitud.
*Conflictos entre las personas: al no existir un estándar, cada persona interpreta las prioridades de forma distinta.
Mala experiencia de los clientes: la calidad variable genera clientes descontentos.
¿Qué se logra estandarizando y mejorando los procesos?
Hacer las cosas de la mejor forma posible con los recursos disponibles.
Se logra que los clientes tengan una mejor experiencia, basada en mejor calidad de los productos o servicios, mayor velocidad y precios más bajos.
¿Cuáles son los pasos para estandarizar los procesos?
Existen herramientas de Lean Management y Agilidad que permiten entender las fallas de cada proceso, hacer un diagnóstico, detectar mejoras y luego implementar planes de acción concretos.
De esa manera, proceso por proceso, una empresa madura, y evoluciona con foco en el cliente.
¿Qué beneficios aporta tener los procesos optimizados?
*Reducir costos: evita tareas innecesarias.
*Mejorar la calidad: el proceso opera de la mejor manera posible.
*Mejorar la velocidad: secuencias estandarizadas, con entregas más rápidas.
*Innovar: partir de una base (proceso estandarizado) permite la mejora continua.
*Mejorar el clima interno de trabajo: las cosas claras conservan las relaciones entre las personas.
*Evolucionar la empresa: los procesos son un activo de la empresa, su mejora tiene impacto directo en el crecimiento y desarrollo.
*Incorporar tecnología correctamente: para incorporar eficazmente tecnología hacen falta procesos estandarizados y optimizados previamente.
(*) El autor es socio de Consultora BPS, especialista en Consultorí a para PyMEs y Consultoría en Procesos.